东山精密(002384):董事会秘书工作细则(2025年10月修订)
苏州东山精密制造股份有限公司 董事会秘书工作细则 (2025年 10月修订) 第一章 总则 第一条 为促进苏州东山精密制造股份有限公司(以下简称公司)的规范运作,明确董事会秘书的职责权限,充分发挥董事会秘书的作用, 根据《中华人民共和国公司法》(以下简称《公司法》)、《中 华人民共和国证券法》(以下简称《证券法》)、《深圳证券交 易所股票上市规则》(以下简称《上市规则》)等有关法律法规 及《苏州东山精密制造股份有限公司章程》(以下简称《公司章 程》)的规定,制定本工作细则。 第二条 公司设董事会秘书一名。董事会秘书为公司高级管理人员,对公司和董事会负责。 董事会秘书应遵守法律、行政法规、部门规章和公司章程的有关 规定,承担高级管理人员的有关法律责任,对公司负有诚信和勤 勉义务,不得利用职权为自己或他人谋取利益。董事会秘书是公 司与深圳证券交易所(以下简称“深交所”)之间的指定联络人。 第二章 任免程序 第三条 公司董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识和三年以上工作经验,具有良好的职业道德和个人品 质。 第四条 有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书: (一)根据《公司法》等法律法规及其他有关规定不得担任董事、 高级管理人员的情形; (二)被中国证监会采取不得担任上市公司董事、高级管理人员 的证券市场禁入措施,期限尚未届满; (三)被证券交易所公开认定为不适合担任公司董事、高级管理 人员等,期限尚未届满; (四)最近三十六个月受到中国证监会行政处罚; (五)最近三十六个月受到证券交易所公开谴责或者三次以上通 报批评; (六)证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形; (七)法律、行政法规或部门规章规定的其他情形。 第五条 董事会秘书由董事长提名,经董事会决定聘任或者解聘。 第六条 公司董事或其他高级管理人员可以兼任公司董事会秘书。 公司应当在原任董事会秘书离职后 3个月内聘任董事会秘书。 第七条 公司董事会应当聘请证券事务代表,协助董事会秘书履行职责。 在董事会秘书不能履行职责时,证券事务代表应当代为履行职 责。在此期间,并不当然免除董事会秘书对其职责所负有的责任。 公司聘任董事会秘书和证券事务代表后,应当及时公告并向证券 交易所提交以下资料: (一)董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议、 聘任说明,包括符合《股票上市规则》任职条件、职务、工作表 现及个人品德等; (二)董事会秘书、证券事务代表个人简历、学历证明(复印件);(三)董事会秘书、证券事务代表的通讯方式,包括办公电话、 移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。 上述有关通讯方式的资料发生变更时,公司应当及时向深交所提 交变更后的资料。 第八条 公司解聘董事会秘书应当有充分理由,不得无故将其解聘。董事会秘书被解聘或者辞职时,公司应当及时向证券交易所报告,说 明原因并公告。董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有 关的情况,向证券交易所提交个人陈述报告。 第九条 董事会秘书有以下情形之一的,公司应当自相关事实发生之日起一个月内将其解聘: (一)出现本细则第四条所规定情形之一; (二)连续三个月以上不能履行职责; (三)在履行职务时出现重大错误或疏漏,给投资者造成重大损 失; (四)违反法律法规、本细则、深交所其他规定或者公司章程, 给公司、投资者造成重大损失。 第十条 公司在聘任董事会秘书时,应当与其签订保密协议,要求董事会秘书承诺在任职期间以及离任后持续履行保密义务直至有关信 息披露为止,但涉及公司违法违规行为的信息除外。 董事会秘书离任前,应当接受董事会的离任审查,移交有关档案 文件、正在办理的事项以及其他待办理事项。 第十一条 公司董事会秘书空缺期间,董事会应当指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书的职责,同时尽快确定董事会秘书人选。公 司指定代行董事会秘书职责的人员之前,由董事长代行董事会秘 书职责。 董事会秘书空缺期间超过三个月之后,董事长应当代行董事会秘 书职责,并在代行后的六个月内完成董事会秘书的聘任工作。 第三章 主要职责 第十二条 董事会秘书的主要职责: (一)负责公司信息披露事务,协调公司信息披露工作,组织制 定公司信息披露事务管理制度,督促公司及相关信息披露义务人 遵守信息披露相关规定; (二)负责组织和协调公司投资者关系管理工作,协调公司与证 券监管机构、股东及实际控制人、中介机构、媒体等之间的信息 沟通; (三)组织筹备董事会会议和股东会,参加股东会、董事会会议 及高级管理人员相关会议,负责董事会会议记录工作并签字; (四)负责公司信息披露的保密工作,在未公开重大信息出现泄 露时,及时公告; (五)关注有关公司的传闻并主动求证真实情况,督促董事会及 时回复深交所所有问询; (六)组织董事和高级管理人员进行证券法律法规及相关规定的 培训,协助前述人员了解各自在信息披露中的职责; (七)督促董事、高级管理人员遵守法律法规、股票上市规则、 深交所其他相关规定及公司章程,切实履行其所作出的承诺;在 知悉公司、董事、高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定 的决议时,应当予以提醒并立即如实向深交所报告; (八)负责公司股票及其衍生品种变动的管理事务等; (九)法律法规、深交所要求履行的其他职责。 第十三条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件,董事、财务总监及其他高级管理人员和公司相关人员应当支持、配合董事会秘书 工作。 董事会秘书为履行职责,有权了解公司的财务和经营情况,参加 涉及信息披露的有关会议,查阅涉及信息披露的所有文件,并要 求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。 董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍和严重阻挠时,可 以直接向证券交易所报告。 第四章 工作细则 第十四条 董事会秘书应负责做好以下与董事会会议有关的工作: (一)依照有关法律、法规及公司章程的规定及时完成董事会筹 备工作; (二)将董事会会议通知及会议资料按规定的方式及时间送达各 位董事; (三)列席董事会会议并负责会议记录,保证记录的真实性、准 确性、完整性,并在会议记录上签字;董事会会议记录应按照公 司章程的规定记录; 除会议记录外,董事会秘书还可以对会议召开情况作成简明扼要 的会议纪要,根据统计的表决结果就会议所形成的决议制作单独 的决议记录; (四)依照有关法律、法规及深交所的规定在董事会会议结束后 将董事会决议及有关资料进行公告; (五)依照公司章程的规定认真保管董事会会议文件、会议记录, 并装订成册,建立档案。 第十五条 董事会秘书应负责做好以下与股东会有关的工作: (一)依照有关法律法规及公司章程的规定筹备股东会; (二)在年度股东会召开二十日前、临时股东会召开十五日前通 知公司股东; (三)在会议召开前,按规定取得有权出席本次会议的股东名册, 并建立出席会议人员的签到簿;在会议召开日根据前述股东名 册,负责核对出席会议股东(包括代理人)的资格是否合法、有 效,对不具有合法资格的股东(包括代理人)有权拒绝其进入会 场和参加会议; (四)应在股东会召开前,将下列资料置备于会议通知中载明的 会议地址,以供出席会议的股东(包括股东代理人)查阅: 1、拟交由股东会审议的议案全文; 2、拟由股东会审议的对外投资、担保、收购、兼并、重组等重 大事项的合同和/或协议,以及董事会关于前述重大事项的起因、 必要性、可行性及经济利益等所作的解释和说明; 3、股东会拟审议事项与公司股东、现任董事、高级管理人员的 利害关系及利害关系的性质和程度,以及这种利害关系对公司和 除关联股东外的其他股东的影响; 4、董事会认为有助于出席会议的股东(包括股东代理人)对议 案作出决定的其他有关资料。 (五)协助董事会依法召集并按公告日期召开股东会;因不可抗 力或其他异常原因导致股东会不能正常召开或未能做出任何决 议时,协助董事会向深交所说明原因并按规定进行公告,公司董 事会有义务采取必要措施尽快恢复召开股东会; (六)协助董事会应采取必要的措施保证股东会的严肃性和正常 秩序; (七)按有关法律法规、公司章程的规定做好股东会的会议记录, 会议记录应按照公司章程的规定记录。 第十六条 董事会秘书根据有关法律、法规及公司另行制定的《信息披露管理制度》履行信息披露相关职责。 第七章 附则 第十七条 本细则未尽事宜,按照有关法律、法规、规范性文件以及公司章程的有关规定执行。本细则与有关法律、法规、规范性文件以及 《公司章程》的有关规定不一致的,以有关法律、法规、规范性 文件以及《公司章程》的规定为准。 第十八条 本细则由公司董事会负责解释和修订。 第十九条 本细则自公司董事会审议通过之日起生效。 中财网
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