海川智能(300720):董事会秘书工作制度
董事会秘书工作制度 第一章总则 第一条为规范广东海川智能机器股份有限公司（以下简称“公司”）行为，明确董事会秘书的职责权限，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》（以下简称“《证券法》”）等法律法规和《广东海川智能机器股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）等的规定，特制定本制度。 第二条公司设董事会秘书一名，董事会秘书为公司的高级管理人员，对公司和董事会负责。法律、法规及《公司章程》等对公司高级管理人员的有关规定，适用于董事会秘书。董事会秘书为公司与深圳证券交易所之间的指定联络人。 第二章任职资格 第三条董事会秘书应当具有必备的专业知识和经验。 第四条董事会秘书的任职资格： （一）具有良好的个人品质和职业道德； （二）具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识； （三）具备履行职责所必需的工作经验； （四）取得深圳证券交易所认可的董事会秘书资格证书。 有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书： （一）根据《公司法》等法律规定及其他有关规定不得担任董事、高级管理人员的情形； （二）被中国证监会采取不得担任上市公司董事、高级管理人员的市场禁入措施，期限尚未届满； （三）被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事、高级管理人员等，期限尚未届满； （四）无法确保在任职期间投入足够的时间和精力于公司事务，切实履行应履行的各项职责； （五）最近三十六个月内受到中国证监会行政处罚； （六）最近三十六个月内受到证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；（七）法律法规、深圳证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。 第五条拟聘任董事会秘书因涉嫌犯罪被司法机关立案侦查或者涉嫌违法违规被中国证监会立案调查，尚未有明确结论意见的，公司应当及时披露拟聘任该人士的原因以及是否存在影响公司规范运作的情形，并提示相关风险。 上述期间，应当以公司董事会审议董事会秘书候选人聘任议案的日期为截止日。 第六条公司董事可以兼任董事会秘书。 董事兼任董事会秘书的，如某一行为需由董事、董事会秘书分别作出时，则该兼任董事及董事会秘书的人不得以双重身份作出。。 第三章职责 第七条董事会秘书应当遵守法律、行政法规、部门规章、《公司章程》及本制度的有关规定，承担与公司高级管理人员相应的法律责任，对董事会负责，并对公司负有忠实、诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。 第八条董事会秘书的主要职责： （一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；（二）负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；（三）组织筹备董事会会议和股东会，参加股东会、董事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字确认； （四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，及时向深圳证券交易所报告并公告； （五）关注公共媒体报道并主动求证真实情况，督促董事会及时回复深圳证券交易所所有问询； （六）组织董事和高级管理人员进行证券法律法规和深圳证券交易所相关规则的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的权利和义务； （七）督促董事和高级管理人员遵守证券法律法规、部门规章、规范性文件、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第2号——创业板上市公司规范运作》、深圳证券交易所其他相关规定及《公司章程》，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实地向深圳证券交易所报告； （八）《公司法》《证券法》、中国证监会和深圳证券交易所要求履行的其他职责； 第九条公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事长应当保证独立董事和董事会秘书的知情权，为其履行职责创造良好的工作条件，不得以任何形式阻挠其依法行使职权。 董事会秘书作为公司高级管理人员，为履行职责有权参加相关会议，查阅有关文件，了解公司的财务和经营等情况，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。董事会及其他高级管理人员应当支持董事会秘书的工作，对于董事会秘书提出的问询，应当及时、如实予以回复，并提供相关资料。公司作出重大决定之前，可以从信息披露角度征询董事会秘书的意见。 董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，可以向交易所报告。 第四章任免程序 第十条董事会秘书由公司董事长提名，由董事会聘任。 第十一条公司应当聘任证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行职责时，证券事务代表行使其权利并履行其职责，在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。证券事务代表在受聘前，应当取得交易所认可的董事会秘书资格证书。 第十二条公司董事会正式聘任董事会秘书、证券事务代表后，董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等应向董事会备案。 上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向交易所提交变更后的资料并公告。 第十三条公司解聘董事会秘书应当有充分理由，不得无故将其解聘。董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当向交易所报告，说明原因并公告。 董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向交易所提交个人陈述报告。 第十四条董事会秘书在任职期间出现下列情形之一时，公司董事会应终止对其聘任： （一）出现本制度第四条不得担任公司董事会秘书情形的； （二）在履行职责时出现重大错误或疏漏给公司或者股东造成重大损失的；（三）违反法律法规、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》等深圳证券交易所其他规定或者《公司章程》，给公司或者股东造成重大损失的；（四）连续三个月以上不能履行职责； （五）监管机构认为不具备继续出任董事会秘书条件； （六）公司董事会认为的其他情形。 第十五条公司应当在聘任董事会秘书时与其签订保密协议，要求其承诺在任职期间以及在离任后持续履行保密义务直至有关信息公开披露为止，但涉及公司违法违规的信息除外。 董事会秘书离任前，应当接受董事会、审计委员会的离任审查，在公司审计委员会的监督下移交有关档案文件、正在办理或待办理事项。 第十六条公司应当在原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。 董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书的职责并公告，同时尽快确定董事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书董事会秘书空缺期间超过三个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，并在代行后的六个月内完成董事会秘书的聘任工作。 第五章法律责任 第十七条董事会的决议违反法律、法规或《公司章程》，致使公司遭受损失的，除依照《公司法》有关条款规定由参与决策的董事对公司负赔偿责任外，董事会秘书也应承担相应的赔偿责任；但能够证明自己对所表决的事项提出过异议的，可免除责任。 第十八条董事会秘书违反法律、法规或《公司章程》，则根据有关法律、法规或《公司章程》的规定，追究相应的责任。 第六章附则 第十九条本制度所称“以上”，都含本数；“超过”不含本数。 第二十条本制度未尽事宜，依照国家有关法律、法规、规范性文件及《公司章程》的规定执行；本制度与法律、法规、规范性文件或《公司章程》不一致时，按国家有关法律、法规、规范性文件和《公司章程》的规定执行。 第二十一条本制度由公司董事会负责解释，自公司董事会审议通过后生效并实施，修改时亦同。 广东海川智能机器股份有限公司 2025年10月29日 中财网
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