弘信电子(300657):信息沟通与管理制度（2025年11月）
信息沟通与管理制度 二〇二五年十一月 厦门弘信电子科技集团股份有限公司 信息沟通与管理制度 （2025年 11月修订）第一条 为确保厦门弘信电子科技集团股份有限公司（以下简称“公司”）经 营活动及与内部控制相关的信息能得到有效的收集、传递，管理层 及普通员工能及时获取、反馈与其工作相关之信息，最终提升管理 的有效性及促进内控活动的开展，特制定本制度。 第二条 本制度主要规范公司各部门与公司管理层的信息汇报沟通事宜。 第三条 本制度适用于公司各职能部门。第四条 本制度所指信息，主要分为定期信息、即时信息。 第五条 定期信息：指可预期的，在一定的或者有规律（周期）的时期内产生的，反映企业各类经营及管理行为的信息。 应报告的定期信息主要包括以下方面： （一）财务类信息：如财务月报、季报、半年报、年报等； （二）定期经营分析信息：如半年度、年度总结计划，经营分析报 告等； （三）其他定期信息：如需定期报送或按年度归集汇总的人力资源 （四）即时信息：指不可预期的，由企业的经营及管理行为或者外 部市场变化等原因产生的，即时描述最新进展或最终结果的 信息。 应报告的即时信息主要包括以下方面（按第十三条第一款规定金额 或事项性质认定为本制度的重大交易事项、重大风险事项、重大变 更事项）： （一）重大交易事项类别包括： 1、产品订单和销售业务； 2、提供或者接受劳务； 3、委托或者受托销售； 4、购买原材料（与公司主营业务、日常经营无关）； 5、购买或者出售资产； 6、对外投资（含委托理财、对子公司投资等；设立或者增资全 资子公司除外）； 7、提供财务资助（含委托贷款）； 8、提供担保； 9、租入或者租出资产； 10、签订管理方面的合同（含委托经营、受托经营等）； 11、赠与或者受赠资产； 12、债权、债务重组； 13、签订许可使用协议； 14、转让或者受让研究开发项目； 15、放弃权利（含放弃优先购买权、优先认缴出资权利等）； 16、其他重大交易。 （二）重大风险事项包括： 1、发生重大亏损或者遭受重大损失； 2、发生重大债务和未能清偿到期重大债务，或者重大债权到期 未获清偿； 3、可能依法承担重大违约责任或者大额赔偿责任； 4、计提大额资产减值准备； 5、决定解散或者被有权机关依法吊销营业执照、责令关闭或者 强制解散； 6、预计出现净资产为负值； 7、主要债务人出现资不抵债或者进入破产程序，公司对相应债 权未计提足额坏账准备； 8、营业用主要资产被查封、扣押、冻结，被抵押、质押或者报 废超过该资产的30%； 9、因涉嫌违法违规被有权机关调查或公开谴责，或者受到刑事 处罚、重大行政处罚，控股股东、实际控制人涉嫌违法违规 被有权机关调查、采取强制措施或者受到重大行政处罚、刑 事处罚； 10、董事、高级管理人员无法正常履行职责，或因涉嫌违法违纪 被有权机关调查、采取强制措施或者受到重大行政处罚、刑 事处罚； 11、公司核心技术团队或者关键技术人员等对公司核心竞争力 有重大影响的人员辞职或者发生较大变动； 12、公司在用的核心商标、专利、专有技术、特许经营权等重要 资产或者核心技术许可到期、出现重大纠纷、被限制使用或 者发生其他重大不利变化； 13、主要产品、核心技术、关键设备、经营模式等面临被替代或 者被淘汰的风险； 14、重要研发项目研发失败、终止、未获有关部门批准，或者公 司放弃对重要核心技术项目的继续投资或者控制权； 15、发生重大环境、生产及产品安全事故； 16、收到政府部门限期治理、停产、搬迁、关闭的决定通知； 17、不当使用科学技术、违反科学伦理； 18、深圳证券交易所或者公司认定的其他重大风险情况、重大事 故或者负面事件。 可能对公司产生重大不利影响的风险因素包括： 1、核心竞争力风险，包括技术更迭、产品更新换代或竞争加剧 导致市场占有率和用户规模下 降，研发投入超出预期或进程未达预期，核心技术、关键设备、 经营模式等可能被替代或者被淘汰， 核心技术人员发生较大变动等； 2、经营风险，包括单一客户依赖、原材料价格上涨、产品或服 务价格下降等； 3、债务及流动性风险，包括资产负债率上升、流动比率下降、 财务费用增加、债务违约、债 权人提前收回借款或提高借款条件等； 4、行业风险，包括行业出现周期性衰退、产能过剩、市场容量 下滑或者增长停滞、行业上下 游供求关系发生重大不利变化等； 5、宏观环境风险，包括相关法律、税收、外汇、贸易等政策发 生重大不利变化； 6、深圳证券交易所或者公司认定的其他重大风险。 （三）重大变更事项包括： 1、变更名称、章程、注册资本、注册地址、主要办公地址和联 系方式等； 2、经营方针和经营范围发生重大变化； 3、生产经营情况、外部条件或者生产环境发生重大变化； 4、变更会计政策、会计估计； 5、新颁布的法律、法规、规章、行业政策可能对公司经营产生 重大影响； 6、订立重要合同，可能对公司的资产、负债、权益和经营产生 重大影响； 7、获得大额政府补贴等额外收益，转回大额资产减值准备或者 发生可能对公司资产、负债、权益或经营成果产生重大影响 的其他事项； 8、公司合并、分立。第六条 内部沟通的形式： （一）发文：是信息由上至下沟通的主要方式之一。公司发文分为 两类，一类是与公司的经营管理相关的各类红头文件，如授 权、任命、需全员遵守的管理制度、工作流程等，在经过有 权人的批准后，由相应的部门发布；一类是通知性质的文件， 由职责所在部门拟定后发出； （二）会议：包括董事会、总经理办公会、经营分析会、各类各级 的部门会议等，用以实现上下及横向的信息沟通。会议结果 的表现形式为会议决议、会议纪要、会议记录等； （三）文件会签：是信息自下而上及横向沟通的重要方式。文件会 签是指发起人（部门）将需要沟通的信息撰写成各类文件， 传递给关联部门及上级（部门），并进行意见交换或报批的 沟通方式； （四）邮件：指通过互联网发送的，并有署名的电子邮件。电子邮 件是公司内部日常沟通以及信息反馈的重要形式之一； （五）其他。如传真、电话沟通、面谈等。 第七条 外部沟通的形式 （一）无特定对象的沟通。指公司用例如各类新闻媒体、公司网站、 杂志、微博等对公众进行信息的发布； （二）与外部监管机构的沟通。指公司通过正式公函、报告、会议 等与企业的外部监管机构之间的信息沟通； （三）与合作服务机构的沟通。指公司通过电话、邮件、会议等形 式与证券公司、律师事务所、审计机构等中介服务机构之间 的信息沟通。第八条 信息沟通的管理部门 （一）董事会：负责公司的战略管理、经营分析、绩效考核、授权、内部控制、股权管理等事务相关的信息管理。 （二）财务部：负责公司定期财务类数据的收集、整理、汇报、归 档管理等。 （三）董事会办公室：负责公司所有需要对外进行信息披露或向监 管部门报告的信息（包括所有定期和不定期的信息）的收集、 整理、发布以及归档等。负责董事会相关会务事宜，以及相 关信息的收集、整理、汇报、归档等。 （四）内控审计部：负责制定公文发布和制度文件管理办法，并定 期提出管理文件修订计划，并组织实施。 （五）人力行政部：负责需向本单位全体员工公布的信息之下发， 以及相应的文件制作、归档及管理。 （六）其他各管理部门：负责本部门业务相关的信息管理办法、制 度、流程的制定，以及信息收集、归档及保管。 （七）AI数字化中心：AI数字化中心负责通过IT的方式实现公司 级别的信息上下及横向沟通，包括沟通内容、方式、时间、 程序等的IT化。 （八）公司各部门应充分重视信息沟通工作，对经营管理过程中需 要进行沟通的信息，及时向相关部门报送相关信息。 第九条 各部门负责人作为本单位信息沟通工作的第一责任人。第十条 定期信息的沟通与管理程序 （一）财务类信息 1、财务类信息主要是公司的财务经营报表（如财务状况报表、 资金信息、税收信息等）。报送周期分为月报、季报、半年报、 年报等。沟通方式主要包括定时报送财务信息、财务月例会、 季度例会等会议。 2、公司财务部负责制订与财务类信息报送相关的管理办法或通 知，管理办法或通知应包括需报送的财务指标、报送频率、 报送时限、报送方式等 3、公司财务部对收集的财务信息进行审核、汇总和整理，报送 董事会办公室。经董事会办公室同意后，可向公司需要获取 相关财务信息的职能部门提供。 4、对需要对外披露的季报、半年报、年报等定期财务报告，公 司财务部应在编制完成后及时提交董事会办公室进行信息披 露。 5、需要对外报送的未公开的财务报表或数据，财务部应在征得 董事会办公室无异议的意见后方可对外提供。 （二）定期经营管理例会 定期经营分析会一般指定期召开的月度、半年度及年度经营 分析会，视经营需要，如董事会、公司总经理认为需要时， 可召开临时经营分析会。经营分析会的沟通方式主要包括报 送会议所需要材料、会议讨论、下发会议纪要等。 （三）其他定期信息 其他定期信息包括需定期报送或按年度归集汇总的人力资 源信息、固定资产信息、印章管理信息、定期归档的公文、 制度资料等信息，按公司相应职能部门的要求办理。 第十一条 即时信息的沟通与管理程序 （一）公司各部门（以下简称“报告人”）在日常经营中，发生本制度第六条所列相关事项，达到以下标准时，应向公司董事会 办公室报告： 1、金额超过人民币1,000万元以上的交易事项，或金额低于人 民币1,000万元，但报告人认为该事项可能对公司经营或股 价造成重要影响的交易事项； 2、涉及新增关联方及关联交易事项； 3、非交易的风险事项或变更事项； 4、报告人认为可能对公司经营或股价造成重要影响的其他事项。 （二）报告人应在上述事项发生或知悉事项将要发生时起24小时 内，将相关信息报告董事会办公室，并提供与该事项相关的 文件或资料。 （三）董事会办公室在收到上述即时信息后，应按照信息披露相关 规定，确认相关信息是否需要对外公告。如需公告，应立即 启动信息披露相应程序。 （四）公司董事会和董事会办公室有权随时向报告人了解应报告 信息的详细情况，报告人应及时、如实地说明情况，回答有 关问题并补充相关资料。 （五）公司各部门应指定专人，负责该部门关于公司即时信息的沟 通。 第十二条 信息化建设与管理 公司信息沟通与管理的IT化工作由信息部负责实现。信息化的内容， 形式以及程序、时间等由各类信息部负责规划及定义。信息部负责 将其通过电子媒介的方式呈现，并及时与其沟通，更新系统。第十三条 报告人应认真遵照本制度履行信息汇报和沟通义务，其信息沟通工 作作为对其绩效考核的组成部分。 第十四条 报告人未按本制度的规定履行信息报告义务，给公司造成严重影响 或损失的，公司应根据相关制度对报告人的主要负责人进行追究， 并且可以要求其承担损害赔偿责任。 第十五条 前款规定的未按本制度的规定履行信息报告义务包括但不限于下 列情形： （一）未根据本制度要求报告相关信息； （二）因故意或过失致使报告的信息或提供的文件资料存在虚假 记载、误导性陈述或者重大遗漏； （三）拒绝答复信息管理相关部门对相关问题的问询； （四）其他不适当履行信息报告义务的情形。第十六条 本制度由公司董事会负责解释和修订。 第十七条 本制度经公司董事会审议通过之日起实施。 厦门弘信电子科技集团股份有限公司 董 事 会 2025年11月 中财网
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