哈三联(002900):董事会秘书工作细则
董事会秘书工作细则 第一章总则 第一条为保证公司董事会秘书依法行使职权，认真履行工作职责，并充分发挥董事会秘书在公司中的作用，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》（以下简称“《证券法》”）、《深圳证券交易所股票上市规则》（以下简称“《股票上市规则》”）、《深圳证券交易所上市公司自律监管指南第 1号——业务办理》等法律、法规以及《哈尔滨三联药业股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）的相关规定，特制定本工作细则。 第二条公司设立董事会秘书一名。董事会秘书为公司高级管理人员，对公司和董事会负责。法律、法规及《公司章程》对公司高级管理人员的有关规定，适用于董事会秘书。 第三条公司在聘任董事会秘书的同时，还应当聘任证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。证券事务代表应当参加证券交易所组织的董事会秘书资格培训并取得董事会秘书资格证书。 第二章董事会秘书的任职资格 第四条董事会秘书的任职资格为： 董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识，具有良好的职业道德和个人品质，并取得证券交易所认可的董事会秘书资格证书。具有下列情形之一的人士不得担任董事会秘书： （一）《深圳证券交易所股票上市规则》第 4.3.3条规定的不得担任上市公司董事、高级管理人员的情形； （二）最近三十六个月受到中国证监会行政处罚； （三）最近三十六个月受到证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；（四）相关监管机构认定不适合担任董事会秘书的其他情形。 第三章董事会秘书的职责 第五条董事会秘书应当严格遵守《公司章程》，承担与公司高级管理人员相应的法律责任，对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。 第六条董事会秘书对公司和董事会负责，履行职责如下： （一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制定公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；（二）负责组织和协调公司投资者关系管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、中介机构、媒体等之间的信息沟通； （三）组织筹备董事会会议和股东会会议，参加股东会、董事会会议、高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字； （四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，及时向深圳证券交易所报告并公告； （五）关注有关公司的传闻并主动求证真实情况，督促董事会等有关主体及时回复深圳证券交易所所有问询； （六）组织董事、高级管理人员进行相关法律法规、本细则及深圳证券交易所其他规定要求的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责； （七）督促董事、高级管理人员遵守法律法规、深圳证券交易所相关规定及公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事、高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实地向深圳证券交易所报告；（八）负责公司股票及其衍生品种变动的管理事务等； （九）法律法规、深圳证券交易所要求履行的其他职责。 第七条董事兼任董事会秘书的，如果某一行为需董事、董事会秘书分别作出时，则该兼任董事及公司董事会秘书的人员不得以双重身份作出。 第八条公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、财务负责人及其他高级管理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书工作，任何机构及个人不得干预董事会秘书的正常工作。 第九条董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，有权参加涉及公司信息披露事务的有关会议，查阅相关文件资料，公司有关部门和人员有义务及时提供相关资料和信息。 第十条公司在履行信息披露义务时，应当指派董事会秘书、证券事务代表或者本细则第十六、十七条规定代行董事会秘书职责的人员负责与深圳证券交易所联系，办理信息披露与股权管理事务。 公司应当保证董事会秘书在任职期间按要求参加相关监管机构组织的董事会秘书后续培训。 第四章董事会秘书的任免程序 第十一条董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任或者解聘。 第十二条公司聘任董事会秘书、证券事务代表后应当及时公告并向深圳证券交易所提交以下文件： （一）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议、聘任说明文件，包括符合本规则任职条件、职务、工作表现及个人品德等； （二）董事会秘书、证券事务代表个人简历、学历证明（复印件）；（三）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等； 上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向深圳证券交易所提交变更后的资料。 第十三条公司董事会解聘董事会秘书应当具有充足理由，不得无故将其解聘。 董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向深圳证券交易所报告，说明原因并公告。董事会秘书可以就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向深圳证券交易所提交个人陈述报告。 第十四条董事会秘书在任职期间出现下列情形之一的，公司应当自该事实发生之日起一个月内解聘董事会秘书： （一）出现本工作细则第四条所列情形之一； （二）在履行职责时出现重大错误或疏漏，给投资者造成重大损失；（三）连续三个月以上不能履行职责； （四）违反法律、行政法规、部门规章、规范性文件、深圳证券交易所相关规定或《公司章程》，给公司、投资者造成重大损失的。 第十五条董事会秘书离任前，应当接受公司董事会的离任审查，在公司董事会的监督下移交档案文件、正在办理或待办理事项。公司应当在聘任董事会秘书时与其签订保密协议，要求其承诺在任职期间以及在离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公司违法违规的信息除外。 第十六条在董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表代表行使董事会秘书的权利并履行其职责。在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。 第十七条董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书的职责，并报深圳证券交易所备案，同时尽快确定董事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，先由董事长代行董事会秘书职责。 董事会秘书空缺期间超过三个月以上的，董事长应当代行董事会秘书职责，并在六个月内完成董事会秘书的聘任工作。 第五章法律责任 第十八条董事会秘书执行公司职务时违反法律、行政法规、部门规章或《公司章程》的规定，给公司造成损失的，应当承担赔偿责任。 第十九条董事会的决议违反法律、法规或《公司章程》，致使公司遭受损失的，除依照《公司法》规定由参与决策的董事对公司负赔偿责任外，董事会秘书也应承担相应的赔偿责任；但能够证明自己对所表决的事项提出过异议的，可免除相应的赔偿责任。 第二十条董事会秘书有本工作细则第十四条规定情形之一的，公司董事会将根据有关规定采取以下处罚措施： （一）建议相关监管机构取消其任职资格，并免去其职务； （二）情节严重者，建议相关监管机构取消其今后从事公司董事会秘书的资格；（三）根据相关监管机构或国家有关部门的处罚意见书进行处罚。 第二十一条董事会秘书对所受处罚不服的，可在有关规定的期限内，如无规定的可在接到处罚决定通知之日起十五日内向相应机构进行申诉。 第二十二条董事会秘书违反法律、法规或《公司章程》，则根据有关法律、法规或《公司章程》的规定，追究其相应的责任。 第六章附则 第二十三条本细则未尽事宜，按照国家有关法律、法规、规范性文件及《公司章程》的有关规定执行。如本细则与有关法律、法规、规范性文件及《公司章程》的有关规定相抵触的，以有关法律、法规、规范性文件及《公司章程》的规定为准。 第二十四条本细则自董事会审议通过之日起生效并实施。 第二十五条本细则由公司董事会负责修订、解释。 哈尔滨三联药业股份有限公司 二〇二五年十一月 中财网
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